docBASE-Modul "Räume und Ressourcen"

docBASE™ ist aufgrund seiner Architektur dafür prädestiniert, auch Raum- und Ressourcenreservierungen abzubilden. Dieses Modul stellt Ihnen eine entsprechende Buchungsmöglichkeit zur Verfügung, die via Schablone in die Datensätze eingebunden werden kann. Die buchungsfähigen Ressourcen legen Sie im Stammdatenbereich an und definieren dort, welche Personen/Gruppen berechtigt sind, konkrete Räume bzw. Ressourcen zu buchen.

Sofern über die Schablone das Ressourcenmodul aktiviert wurde, haben Sie die Möglichkeit, innerhalb des Datensatzes Buchungen freigegebener Räume und Ressourcen durchzuführen. Hierbei werden dem Anwender lediglich die Ressourcen und Räume angeboten, für die er auch eine Berechtigung besitzt.

Im Rahmen der Buchung einer Ressource überprüft das System vollautomatisch Überschneidungen und weist den Anwender mit entsprechenden Hinweisen hierauf hin. Doppelbuchungen sind somit nahezu gänzlich ausgeschlossen.

In jeder Ressource können Sie festlegen, wer Verantwortlicher für die konkretere Ressource ist. Bei der Aktivierung des späteren Dokumentes, in dem die jeweiligen Ressourcen gebucht wurden, kann dann festgelegt werden, dass die Ressourcenverantwortlichen per E-Mail über die neue Buchung informiert werden, inklusive Dokumentenlink, um gegebenenfalls notwendige Vorbereitungen zu treffen. Der E-Mail Text kann durch die Verwendung eines Textblockes völlig individuell zugeordnet werden.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, innerhalb einer reservierten Ressource ein beliebiges Freifeldprofil zu platzieren, um zusätzliche Eingabemöglichkeiten zu schaffen.

In diesem Zusammenhang empfehlen wir Ihnen auch das ebenfalls optionale Modul "Veranstaltungen" anzuschauen, da dieses nahtlos mit dem Raum und Ressourcenmodul zusammenarbeitet und weitere Möglichkeiten eröffnet. Insbesondere dann, wenn sie Veranstaltungen planen möchten, für die sie zusätzliche Ressourcen benötigen, wie beispielsweise Beamer, Bestuhlung, Catering oder sonstige Technik.